結婚式で受付担当を頼まれたら？当日困らないための流れ、言葉遣いも解説
親しい人の結婚式では、ゲストの受付担当を頼まれることもあります。新郎新婦のために引き受けたものの、具体的にどのようなことをするのか、何に気を付ければ良いのかなどがわからず、悩んでいる人もいるかもしれません。そこで今回は、結婚式の受付担当の役割とともに、前日・当日の確認事項、実際の受付の流れなどを解説します。
結婚式の受付担当とは？
結婚式の受付を滞りなく行うためには、受付担当が何のためにあるのかを理解することが大切です。まずは受付担当の主な役割を紹介します。
新郎新婦・両家に代わってゲストをお迎え
結婚式の受付担当者は、会場に到着したゲストを最初にお迎えし、受付手続きを行います。
受付係になったら、受付の仕事を行っている間は主催側として他のゲストに接します。新郎新婦・両家の代理である自覚をもって失礼のない対応を意識することが重要です。
受付担当の仕事
受付担当者の主な仕事は2つあります。
1つ目は、ゲストが全員来場しているか否か、招待客リストに基づいてチェックしていくことです。ゲストが揃わない場合、結婚式の開始や進行に影響が出るため、チェックミスをしないように細心の注意を払いながら、来場者チェックを行いましょう。
2つ目は、受付でゲストから受け取ったご祝儀を受付終了時まで保管することです。大きな金額を扱うことになるため、責任を持ってしっかりと管理してください。
結婚式の受付開始までに確認しておくこと
結婚式当日、段取りよく受付をスタートできるように、事前に心得ておくべきことや確認すべきことがいくつかあります。ここでは、当日の受付開始前までにチェックしておきたい事柄を解説します。
【前日まで】集合時間・スケジュールを確認する
当日の集合時間やスケジュールは必ず事前に確認しておきましょう。受付担当者は集合時間や式場到着後の動きが他のゲストと異なる場合があります。交通アクセスや天候なども事前にチェックしておき、当日は時間に余裕をもった行動を心がけましょう。
受付の流れを確認する
当日結婚式場に到着したら、受付の具体的な流れについて結婚式場スタッフと打ち合わせを行います。その打ち合わせを踏まえ、受付担当者同士で細かな役割分担を行い段取りをすり合わせておくと、作業の抜け漏れを防ぐことができるでしょう。
ご祝儀・芳名帳の管理方法を確認する
ご祝儀は大きな金額になるので、特に厳重な管理が必要です。保管方法や、受付を完了した後に誰に渡すのかなどを細かく確認しておきましょう。
また、芳名帳に関しても、ゲストの個人情報が含まれているため、ご祝儀同様に厳重な管理が必要です。こちらも受付完了時に、誰に渡すのかを確認するのを忘れないようにしてください。
受付時に使用する備品をチェックする
受付の際にはさまざまな備品が必要です。代表的な備品は、芳名帳・ご祝儀を置いておくトレー・ご祝儀を保管するための袋や箱、筆記用具など。出席者をチェックするための招待客リストも手元にあるか確認しましょう。
また、席次表が足りなくならないよう部数の確認も忘れずに。お車代などを受付係が渡す場合には、お車代を誰に渡すのか、必要なお車代がきちんと手元に揃っているのかも確認しておいてください。
遅刻者の対応を決めておく
遅刻者の対応方法も、結婚式場のスタッフと必ず事前に打ち合わせを行いましょう。遅刻者の受付を誰がどのように対応するのかを確認しておかないと、披露宴が始まってからも、受付担当者が受付から離れることができなくなってしまいます。式場スタッフに遅刻者の対応を引き継ぐ場合には、誰に・どのように引き継げばよいのかをきちんと確認しておくことが大切です。
受付担当の仕事の流れ
ここからは、受付担当の実際の仕事の流れを解説します。言葉遣いやよく使うフレーズなど、受付の際のポイントを押さえながら具体的にイメージしてみましょう。
挨拶をする
まずは、受付に立ち寄ったゲストに挨拶をします。「本日はお忙しいところ、ご出席いただきましてありがとうございます」「ご多用の中、ご出席いただきましてありがとうございます」など、新郎新婦に代わる立場として、笑顔で丁寧な対応を意識しましょう。なお、受付を行う際は、立って対応します。
※受付場所に、椅子が用意されていることもありますが、待機時間のみ使用するようにしましょう。
ご祝儀を受け取る
ゲストからご祝儀を受け取ります。ゲストからご祝儀を渡されたら、両手で受け取りましょう。「ありがとうございます。お預かりいたします」などの言葉を添え、ご祝儀用のトレーに一旦置いておきます。ゲスト対応が落ち着いたらその都度トレーから、ご祝儀の管理場所に移しましょう。
芳名帳への記帳をお願いする
ゲストに芳名帳への住所や氏名などの記載をお願いします。また、招待状と一緒に送ったゲストカードに事前に住所・氏名を記入してきてもらうスタイルであれば、受付で記入済のカードを受け取ります。「こちらにご記帳をお願いいたします」「ゲストカードをお預かりいたします」など、状況に応じて声掛けをしましょう。
席次表など配布物をお渡しする
席次表など配布物をお渡しします。「こちら本日の席次表でございます」などの言葉を添えましょう。なお、遠方ゲストへのお車代などを受付係から渡す場合は忘れないようにしてください。「こちら○○さん（新郎または新婦）より△△様へとお預かりしております」と伝えて渡します。
受付後の案内をする
結婚式の開始まで時間がある場合は、受付後の動きについても案内します。「係の者がご案内いたしますので、ロビーでお待ちください」「左手側にゲスト控室がございます。ご案内までそちらでお待ちください」など、必要に応じて声掛けをしましょう。
受付を閉める
ゲストの受付がすべて終わったら、最後に自分達の受付を済ませます。その後、テーブルの上を片付けて受付を閉め、芳名帳とご祝儀を事前打ち合わせで決めた指定の人へ渡します。両方とも、指定された人以外の人が来ても絶対に渡さないようにしてください。
受付担当の服装マナー
結婚式に出席する際は服装に気を配りますが、受付担当者は会場でゲストをお迎えするホスト側の役割があるので、よりふさわしい服装を意識することが大切です。最後に、受付担当として押さえておきたい服装マナーを紹介します。
男性の服装マナー
男性はブラックスーツやダークスーツが一般的です。サイズが合っていないダボっとしたスーツを避けることはもちろん、シワにも注意しましょう。ネクタイは白やシルバーなど明るくきちんと感のあるカラーがおすすめ。また、清潔感を意識することも重要です。前髪が長い場合には、アップにしたり横に流したりなど、目元が隠れて暗い印象にならないように気を付けましょう。
女性の服装マナー
一般ゲスト同様に、フォーマルドレスや着物が一般的です。肩や腕など露出が少し多い服装の場合、ジャケットやボレロを羽織るとより清楚な印象に。
髪型は、軽く会釈をするときや、招待客リストを照合する際、髪の毛が顔にかかると邪魔になってしまうので、アップスタイルか、顔にかからないようなセットがおすすめです。また、受付係は手元にゲストの視線が集まりやすいので、ネイルを施しておくとおしゃれな印象になります。
受付担当としての役割を理解し、丁寧にゲストをお迎えしよう
受付担当は結婚式に足を運んでくださったゲストを、新郎新婦・両家と同じ主催者側として対応する役割を担います。そのため、受付担当者としてすべきことや言葉遣いなどをしっかりと頭に入れておき、丁寧な対応を心掛けましょう。
また、受付担当者は、ご祝儀や芳名帳といった重要アイテムの管理も行います。当日、慌てないためにも、ぜひこの記事を参考に、受付担当に関する事前知識を深め、結婚式当日の受付対応をスマートに行いましょう。
