結婚式でキャンセル料がかかるタイミングは？
前提として、キャンセル料が発生するケース・タイミングについては、利用する結婚式場によって異なります。あらかじめ確認しておきましょう。
一般的に、結婚式場と本契約を結んだ後からキャンセル料が発生します。仮契約期間内であれば、基本的にキャンセル料は発生しません。本契約と仮契約の違いは以下の通りですが、式場によっては仮契約という概念がないところもあるので事前に確認が必要です。
| 種類 |
概要 |
支払いの有無 |
| 本契約 |
結婚式場利用の約束をすること |
申込金の支払いがある |
| 仮契約 |
1週間〜10日間ほどの短い期間、結婚式場をキープできるシステムのこと |
基本的に支払いはなし |
結婚式場に申し込みをして、申込金を支払った時点で本契約をしたとみなされます。しかし、仮契約でも内金の支払いがある式場の場合は、仮契約のタイミングでキャンセル料が発生するケースがあるので注意が必要です。
なお、ふたり側の都合によるキャンセルだとキャンセル料が発生しますが、式場側の都合で結婚式を中止せざるを得ない場合は、基本的に料金は発生しません。
結婚式でキャンセル料がかかる理由
次に、なぜキャンセル料がかかるのか主な理由を見ていきましょう。契約していた式場をキャンセルすると、式場側に損害と負担が生じてしまいます。
日時・会場を押さえていたため
日時・会場を押さえていたことによる賠償金として、キャンセル料がかかります。結婚式場との契約締結は、結婚式場側がふたりのために、その日時・その会場を確保することを意味します。その間、式場側は他の人に同じ会場の紹介ができません。
衣裳など、結婚式で使うアイテムに関しても同様です。当日に使う予定だったアイテムをふたりのためにキープしている間は、他のカップルへの紹介・販売ができないため、キャンセル料が発生します。
結婚式場側の準備コストを支払う必要があるため
結婚式の準備に費用がかかるのもキャンセル料がかかる理由の1つです。結婚式に使用するものだけではなく、式自体のプランニングに関しても同様です。準備に関わった人の人件費や手配の手間といった、目に見えない部分もコストに含まれます。
結婚式のキャンセル料の相場
一般的に、キャンセルする日が結婚式の予定日に近ければ近いほどキャンセル料は高くなります。結婚式が近づくにつれて準備することが増え、それに伴い準備コストが上がるためです。具体的なキャンセル料は、式場やキャンセルのタイミングによって異なるので、利用する結婚式場に確認しておきましょう。
結婚式場との契約前に押さえたいポイント4つ
続いては、結婚式場と契約を結ぶ前に押さえておくと良いポイントを解説します。万が一の時に慌てないよう、キャンセル料が発生するケースや非常時の対応の確認など、細かい点まで確認しておくことが大切です。
①キャンセル料が発生するケースと金額
キャンセル料がどんなケースの場合に発生するのか、いつキャンセルするといくらかかるかを確認しておきましょう。式場の約款や契約書に詳細が必ず書かれているので、しっかり目を通すことが大切です。
もし、少しでも不明点がある場合は、必ず式場スタッフに確認してください。あらかじめ条件や金額を確認しておけば、万が一キャンセルになった場合でも落ち着いて対応できるはずです。
②結婚式を延期する場合のキャンセル料
キャンセルはしないものの、都合により結婚式を延期する場合の対応に関しても、約款や契約書に書かれています。こちらも必ずチェックしましょう。
延期とみなされるケースや、延期にかかる費用や有無は結婚式場によって異なります。延期なのかキャンセルなのか、費用がいるのかいらないのかは、延期の期間に応じて決めている式場が多いようです。例えば、結婚式の予定日から1年以上延期する場合はキャンセル料がかかることもあります。
③事故や災害など非常事態発生時の対応
万が一の事故や災害など、非常事態が発生した時の対応も必ず確認しておきます。どのようなケースにキャンセル料が発生するのか、あらかじめ式場側に聞いておきましょう。
また、費用面のことだけではなく、結婚式の開催そのものについても対応が必要です。緊急事態が発生し、予定通りの決行が難しいと判断した場合は、式場と連絡を取り合って結婚式の開催時間や日取りの延期について相談します。日時を変更する場合は、さらにゲストへの連絡も必要です。
非常事態発生時の流れを事前に打ち合わせておくと、いざという時でもスムーズに対応できます。
④保険の加入を検討する
万が一の事態によって発生する出費をカバーしたいなら、保険の加入も検討してみると良いでしょう。やむを得ない理由で結婚式をキャンセルすることになった場合に、支払うキャンセル料を補償する保険があります。「結婚式保険」もしくは「結婚式総合保険」と呼ばれるもので、数万円からの加入が可能です。
結婚式のキャンセルが決まったらやるべきこと
最後に、キャンセルが決まってからやるべきことについて紹介します。結婚式は多くの人が関わっているもの。キャンセルの連絡・手続きは漏れのないように行いましょう。
結婚式場でキャンセルの手続きをする
結婚式のキャンセルを決めた時、最初に連絡するのは結婚式場です。キャンセルするタイミング次第でかかる費用が異なるので、キャンセルを決めたら電話かメールで早めに連絡しましょう。
なお、キャンセル理由は人によって異なります。申し出る時は理由を添えると良いですが、言える範囲で構いません。その後、結婚式場側から今後の対応について説明があるはずなので、それに従ってください。
個別で手配しているアイテムは、自分でキャンセルの手続きをする
結婚式場だけではなく、準備していたアイテムのキャンセルも忘れずに行いましょう。結婚式場を通じてアイテムを用意していた場合は、式場へのキャンセル連絡によって手続きを進められます。
一方、結婚式場を通さずに個人で手配したアイテムは、自分でキャンセル手続きをする必要がありますので、忘れないよう注意が必要です。
ゲストへ結婚式中止の連絡を入れる
招待状を送付している場合は、ゲストにも早急に中止の連絡を入れる必要があります。電話やメールといった手段を使って、なるべく早く相手に知らせましょう。
ゲストは、ふたりの結婚式に出席するためにスケジュールを確保してくれています。スケジュールを空けてくれた相手への感謝の気持ちを忘れず、中止になったことに対して丁重にお詫びをしてください。緊急事態発生時以外は、電話・メール連絡を入れた後、お詫び状を送付するのが礼儀とされています。
また、仲人を立てた場合の仲人や主賓へは、直接会ってお詫びをした方が良いという考えもあります。いずれの場合も、ゲストに失礼のないように対応することが大切です。
両家でキャンセル料の分担を決める
キャンセル料の支払いを、両家でどのように分担するかも話し合って決めましょう。無難なのは、結婚式費用と同じ割合で分担する方法です。ふたりのうち、どちらか一方の都合によりキャンセルが必要になった場合は、片方ですべて負担するというやり方もあります。
なお、分担については当事者ふたりだけで話し合うのではなく、親も交えて話し合うと良いでしょう。もし話し合いが難しければ、式場の担当スタッフに相談するなど第三者に入ってもらうのも一案です。
キャンセル料について事前に知り、結婚式場を予約しよう
結婚式のキャンセルはなるべくなら避けたいものですが、万が一の事態は誰にでも起こりうるもの。その時に備えて、キャンセル料や手続き、やるべきことについて事前に把握しておきましょう。結婚式場と契約する前に、契約内容はもちろん細かい部分までしっかりと確認しておけば、落ち着いて準備を進められますよ。
アルカンシエルでは、経験豊富なスタッフがブライダルフェアからおふたりに寄り添い、結婚式への想いをお伺いしております。キャンセル料など万が一の場合についてのご不明点にも経験をもとに真摯にお答えしており、保険のご紹介などできうる限りの方法のご提案も可能ですので、「聞いて良いのかな…」と不安に思わず、お気軽にお尋ねください。
